Намиране на спонсор – основната задача при организиране на събития

Част 1

Намиране на спонсор – ключът към успеха при организиране на събитие

Намиране на спонсор е трудна и не много приятна задача в процеса на организиране на събития. В период на криза, в какъвто сме в момента, спонсорството е излишен лукс за повечето фирми.

Въпреки обезкуражаващата ситуация, ние – екипът на Web & Events, сме успявали да намерим спонсори за всички наши събития, организирани през кризисните 2009 и 2010 година. Зад постигнатия успех седи неуморна работа и стриктното следването на някои основни правила.

Какво трябва да знаем и правим, за да успеем да намерим спонсор за нашето събитие?

.

1. Определете аудиторията

Никой не дава парите си просто така. Спонсорството цели да подтикне потребителите да асоциират корпоративния бранд на спонсора с бранда/идеята на събитието. Но тази идеалистична цел не е достатъчна за спонсора. Той трябва да има директна или индиректна финансова изгода от отпуснатото спонсорство. Точно тук е тънката разлика между спонсор и дарител.

Има събития, които привличат от само себе си много спонсори. Такива са:

- Събития, въвличащи огромен брой хора или
- събития с тесен фокус – въвличащи малка група от хора, но със специфични интереси.

Рекламата пред реална публика е безценна възможност за много фирми. Ако вашето събитие има потенциал да привлече много посетители, определено имате шанс за намирането на спонсор. Затова е важно да направите кратка статистика с броят очаквани посетители и техния профил, или да представите директна статистика от минали издания на същото събитие. Тази информация ще е първото нещо, което ще ви изиска всеки спонсор.

Ако Вашето събитие не е мащабно, но пък е насочено към много тесен кръг от хора със специфични интереси, то със сигурност шансът Ви за спонсор се увеличава още повече. Рекламата пред точната публика е много по-ценна от рекламата пред масовата публика.

Ако компанията, която сте си харесали за спонсор няма интерес към Вашата фирма или темата на събитието, помислете дали тя няма да има интерес към част от аудиторията, която ще посети Вашето събитие.

Много е важно посетителите на събитието да са не само физически лица, но и представители на фирми. Поканете професионалистите, защото те са притегателна сила за спонсорите, които се интересуват от привличане на B2B клиенти.

.

2. Определяне на спонсорски пакети

Думата „Споснор” не е синоним на „голяма и богата фирма”. Спонсори могат да бъдат както известни корпорации, така и малки и новостартирали фирми. Преимуществото да си спонсор на успешно събитие е добавена стойност за всяка една фирма, независимо от нейната големина и успешност.

Затова е добре да се изготвят различни спонсорски пакети, които да могат да паснат на бюджета и целите на малки и големи фирми.

Ако мащабът на вашето събитие е малък, започнете с малки суми за спонсорство – например с 50 – 100 лв за „Стандартен спонсор”. Увеличете сумата до 300 – 500 лв за „Генерален спонсор”.

Спонсорските пакети на големи събития могат да започнат и от 1000 лв и да достигат суми от 10 000 и 20 000 лв. Такива събития трябва да предлагат много варианти за популяризиране на спонсора и/или неговия продукт.

Познавайки фирмите, които искате да привлечете за спонсори е коз, които задължително трябва да се използва. Така може да нагласите предлаганите от Вас услуги според компанията-спонсор и нейните интереси.

В зависимост от вида на събитието, има множество услуги, които може да предложите на вашите спонсори. Ето малка част от тях:

- Банер на спонсора в сайта на събитието;
- Споменаване на спонсора при откриването на събитието;
- Банер стойка на спонсора, позиционирана на видимо място в залата където се провежда ивента;
- Име или лого на спонсора в нюзлетъра и имейлите, които изпращате във връзка с предстоящото събитие;
- Раздаване на рекламни материали на спонсора при регистрация на посетителите.

При организирането на събития, Web & Events се стреми да разнообразява услугите, като на всяко събитие добавяме нестандартни решения. Така например, „Генералният спонсор” на следващото ни събитие има право на един анкетен въпрос, който ще бъде интегриран в онлайн регистрационната форма на събитието. Накрая той ще получи резултата от анкетата с богата демографска информация.

.

3. Оценка на предлаганите от Вас услуги

В повечето случаи услугите, които се предлагат на спонсорите, нямат конкретна стойност. Например, каква според Вас е стойността на споменаването на спонсора при откриването на събитието? Трудно е да се прецени. Един от методите на оценка е да взимате определена сума на импресия. Импресиите отчитат колко пъти дадено нещо е било видяно или чуто. Нека вземем, например, че 1 импресия = 1 лев. Тогава, ако в залата, където се състои откриването очаквате да присъстват 400 души, стойността на услугата „Споменаване на спонсора при откриване“ ще е равна на 400 лв, защото споменаването ще бъде чуто от 400 души.  Разбира се, това са повърхностни изчисления, които могат да ви дадат само насока как да оценявате услугите си. Всяко събитие е различно и трябва да се подходи индивидуално към всеки един случай.

.

4. Непрестанно звънене по телефона

Звънето по телефона спестява много пари за маркетинг. Затова нашият съвет е – обаждайте се непрестанно! Възползвайте се от този начин на директен контакт. Може да започнете с изграждането на база данни с потенциални спонсори. За по-добро разпределение, можете да ги отделите в две колонки – малки фирми и големи фирми.

Имайте предвид следното – малки компании се решават на спонсорство импулсивно. Затова такива спонсори могат да бъдат привлечени по всяко време на годината. Големите фирми, от друга страна, определят бюджета за спонсорство предварително – в повечето случаи през месец октомври. Затова, ако искате да достигнете до големите риби, мислете по-отрано, за да хванете момента, в който се разпределят бюджетите.

Как да намерим правилното лице за контакт?

Продаването на спонсорство може да има успех само, ако достигне до правилния човек. Не се оставяйте в ръцете на некомпетентни секретарки! Искайте да говорите с човека, взимащ решения за спонсорство. Това обикновено са:

В големи фирми:

- Мениджър прояви и събития/Бранд мениджър

В средни фирми:

- Маркетинг мениджър

В малки фирми:

- Собственик/Управител

Продаването по телефона си е цяло изкуство. За съжаление, не във всеки екип има специалист по телефонен маркетинг. В такива случаи импровизацията е добър вариант, но не забравяйте едно: имате максимум минута да продадете идеята си, затова се поупражнявайте добре преди да вдигнете слушалката.

Във втората част на тази статия ще прочетете:

- Как да напишем писмо-предложение към потенциални спонсори?

- Follow up

- Култивиране на контакта със спонсорите

- Други полезни съвети и чести грешки при договаряне на спонсорство

Ако желаете да научите веднага след публикуването на втората част от статията, можете да се абонирате за нашия блог по RSS.

Web & Events извършва услуги по изготвяне и дизайн на спонсорски пакети, както и съдействие при намиране на спонсори.

.