Част 2

В първата част на тази статия говорихме за спонсорските пакети, за оценяване на спонсорски услуги и за това как да достигнем до потенциални спонсори. В тази част ще се спра повече на реалния контакт с потенциален или вече потвърдил спонсор.

Спонсори – ключът към успешното събитие

Първият контакт със спонсора обикновено е по телефона. Според една от теориите за успешни продажби, на първия телефонен разговор трябва да продадете срещата, а не продукта. Най-важното е да убедите човека отсреща да се срещне с вас и да ви изслуша.

.

5. Как да напишем писмо-предложение към потенциални спонсори?

Ако успеете да пробиете и имате фирма, потвърдила интерес, е добре да минете към изготвяне на хубаво писмо-предложение за спонсорство.

Какво трябва да съдържа това писмо?

При контакта с потенциални спонсори е задължително да се подхожда индивидуално. Фирмите, от които ще искате пари е добре да се почувстват специални. Затова изгответе предложение за всяка фирма поотделно.

Това предложение трябва да е много кратко –максимум 2 страници и да съдържа само информация, интересуваща фирмата, т.е. какво ще получи тя в замяна, а не какво получавате вие.

Ето информацията, която задължително трябва да бъде включена в писмо-предложение за спонсорство:

- Кратка информация за организатора. Опишете с 2-3 изречения с какво се занимавате и кои са предишните ивенти, които сте организирали. Сложете линк към фирмения ви сайт и/или към сайтовете на минали ваши събития.

- Информация за предстоящия ивент:

o Име

o Място и дата

o Профил на аудиторията/посетителите

o Очакван брой посетители

o Възможности за реклама и маркетинг по време на събитието

o Снимки, статистика и впечатления от минали издания на събитието (ако има такива)

- Кратка информация за ползите от спонсорство на събитието

- Приложение с пакетите за спонсорство или извадка на конкретен пакет

Дали да споменете конкретни цени в писмото-предложение, може да се прецени според ситуацията. Ако не сте се срещали с представители на фирмата, може би е добре да поискате среща след като изпратите предложението, на която да обсъдите цени и подробности. Ако такава среща вече се е състояла, е добре да бъдете по-конкретни и да включите вече цените.

.

6. Договорни отношения

Ако сте стигнали до споразумение и вече имате спонсор за вашето събитие, не забравяйте да подпишете договор за спонсорство. Консултирайте се с адвокат, за да избегнете възможни бъдещи проблеми. Много фирми-спонсори избягват да осчетоводяват разхода за спонсорство като спонсорство, заради допълнителна данъчна тежест при подобен разход. Затова някои спонсори предпочитат да сключват договор за реклама. При всички положения не подценявайте договорните взаимоотношения.

.

7. По време на събитието

По време на събитието е важно да поддържате постоянен контакт със спонсора и да се грижите за това той да остане много доволен. Дори и фирмата, спонсорирала малка сума пари трябва да е специална за вас, защото тя ви е гласувала огромно доверие, ставайки спонсор на вашето събитие. Така че, старайте се винаги някой от вашия екип да се върти около спонсорите и да ги „ухажва“.

Целта на спонсорите е: голям брой хора да видят тяхната реклама или да посетят техния щанд (ако има такъв). Затова, измислете някаква игра, която да генерира трафик на спонсориращата фирма. Например, може  да организирате заедно с един от спонсорите томбола, която да разиграете в края на ивента. Съберете цялата публика, като им кажете, че победител може да е само някой от присъстващите (а не някой, който вече си е тръгнал). Така гарантирате по-висока посещаемост на томболата, а и на събитието. Нека наградата бъде предоставена и връчена от самия спонсор. Това, разбира се трябва да бъде уговорено предварително.

Ако спонсорът има щанд, може да измислите игра на неговия щанд – всеки, който мине от там и си вземе специален талон, може да участва в тегленето на някаква награда. Така гарантирате, че всеки посетител ще се спре на щанда на Вашия спонсор и той ще остане много доволен.

Всички тези стратегии може да ги използвате като коз при убеждаването на дадена фирма да стане ваш спонсор. Не казвайте всички преимущества наведнъж. Винаги си оставяйте някоя друга супер изненада за спонсора, ако той се опъне или колебае. Направете да изглежда така, че тази услуга по принцип не им се полага (в спонсорските пакети я няма), но вие им го давате като бонус.

Тук върви също така и друга стратегия – подобен тип игра може да бъде проведена само веднъж при едно еднодневно събитие. Кажете на всичките си потенциални спонсори, че един от спонсорите има уникалната възможност да спонсорира томболата в края на деня, и че това трябва да се реши в рамките на няколко дни. Така фирмите-спонсори ще се забързат в решението си, за да не оставят друга фирма да обере лаврите на публиката по време на тегленето на наградата.

.

8. Follow-up

Много организатори правят генералната грешка да забравят за съществуването на спонсора след като събитието отмине. В никакъв случай не допускайте подобно нещо. Едно спонсорство е знак за огромно доверие към вас и вашата фирма. Едно спонсорство е знак за бъдещо дълготрайно партньорство, което трябва да се поддържа, за да съществува.

Затова след събитието трябва задължително да се установи контакт със спонсора, да се поиска неговото мнение и конструктивна критика. За да се направите добро впечатление, изгответе папка, съдържаща статистика, снимки, видео материали и впечатления за събитието. Това е важна информация за спонсорите и те държат да я имат за своя архив. Ако подготвите сами подобна папка, направите специален дизайн и им я поднесете лично това е гаранция, че ще бъдете оценени високо.

Ако събитието не е минало според вашите очаквания, не се покривайте. Напротив, срещнете се със спонсорите и поговорете. Намерете начин да компенсирате грешките, които сте допуснали спрямо тях.

.

9. Култивиране на контакта със спонсорите

Както написах и в предишната точка, спонсорството е дългосрочно партньорство, което трябва да се поддържа. Освен благодарствен имейл и папка с информация след събитието, е хубаво да се измисли начин постоянно да напомняте за вашето съществуване. Един от начините за това е да включите спонсора към вашия нюзлетър. Ако нямате такъв, добавете си в календара дати, на които да изпратите имейл с актуална информация за вашата фирма – какво ново се е случило при вас, нови събития или продукти, бъдещи планове и т.н. Задължително добавете спонсорите към списъка с партньори, на които изпращате коледни картички.

.

10. Култивиране на контакта с не-спонсори

За да се достигне до действителния спонсор, се минава през много откази. Има фирми, които имат желание за спонсорство, но просто нямат възможност в дадения момент. Такива фирми трябва непременно да влезнат в графа „потенциални” и да бъдат обгрижвани също с голямо внимание. При отказ за спонсорство задължително изпращайте благодарствен имейл и покажете готовност за бъдещо съвместно партньорство. Добавете тези фирми също във вашия нюзлетър или в календара си и им изпращайте имейли с актуална информация.

.

11. Други полезни съвети и чести грешки при договаряне на спонсорство

- Внимавайте с поканата за спонсорство към фирми от един и същи бранш. Много фирми поставят като условие да бъдат единствени – т.е. ще спонсорират само, ако са единствените от техния бранш. В такъв случай е добре да се съгласите с тези, с които възнамерявате да имате по-дълготрайни взаимоотношения, а не с тези, които ви дават повече пари.

- При евентуална промяна в плана, веднага уведомете спонсора. Спонсорите се засягат много, ако не са уведомени своевременно за всяко едно изменение, свързано със събитието.

- Много внимавайте с изписването на имената на спонсорите. Една правописна грешка в името на спонсора може да ви излезе солено и да ви докара сериозни сърдечни проблеми. :)

Web & Events предлага пълна гама от услуги за организиране и разпространение на събития, в това число изготвяне и дизайн на спонсорски пакети, както и съдействие при намиране на спонсори.

.